Postavljanje valute u sustavu HotelSync omogućuje definiranje osnovne valute u kojoj će se prikazivati i obračunavati cijene smještaja i financijski podaci objekta.
Osim osnovne valute, moguće je postaviti i dodatne valute koje se koriste za:
Obračun dodatnih usluga
Prikaz i izdavanje računa
Obračun boravišne pristojbe i osiguranja
Razmjenu podataka s Channel Managerom
Preračunavanje cijena između različitih valuta
U nastavku su opisani postupci postavljanja osnovne i dodatnih valuta te definiranja odgovarajućih tečajeva.
Kako postaviti željenu valutu u sustavu?
1. Osnovna valuta objekta (Property Currency)
Osnovna valuta objekta određuje valutu u kojoj će se unositi i prikazivati cijene smještajnih jedinica.
Za postavljanje osnovne valute otvorite:
Sve postavke > Opće postavke > Postavke objekta
(All Settings > General Settings > Property Settings)
U odgovarajućem polju odaberite valutu koju želite koristiti za svoj smještajni objekt.
2. Valuta dodatnih usluga i dodatna valuta za prikaz na računima
Za postavljanje valute dodatnih usluga i dodatne valute za prikaz na računima otvorite:
Sve postavke > Opće postavke > Postavke valute
(All Settings > General Settings > Currency Settings)
Valuta dodatnih usluga i računa (Extras and Invoice Currency)
Ovo polje određuje valutu u kojoj će se obračunavati:
Dodatne usluge (Extra Services)
Boravišna pristojba
Osiguranje
Važno: U ovom polju uvijek je potrebno odabrati lokalnu valutu države u kojoj se objekt nalazi.
Ako se za rezervacije koristi valuta različita od lokalne, potrebno je unijeti i odgovarajući tečaj između tih dviju valuta.
Na taj način sustav može pravilno preračunavati iznose dodatnih usluga i ostalih naknada.
Dodatna valuta na računu (Invoice Additional Currency)
Ova opcija omogućuje definiranje dodatne valute koja će se prikazivati na računu isključivo u informativne svrhe.
Drugim riječima, uz osnovnu valutu računa može se prikazati i protuvrijednost iznosa u drugoj valuti.
Napomena: Dodatna valuta služi kao informativni prikaz na računu.
3. Valuta Channel Managera (Channel Manager Currency)
Preostala polja u postavkama valute odnose se na valutu koju sustav koristi prilikom razmjene podataka s Channel Managerom.
Ove postavke određuju valutu u kojoj se cijene šalju povezanim prodajnim kanalima.
Za preračunavanje valuta moguće je koristiti:
Automatsku konverziju: Sustav automatski preračunava cijene između valuta.
Ručnu konverziju: Preračunavanje se temelji na ručno definiranom tečaju.
Odgovarajuću opciju potrebno je odabrati prema načinu poslovanja objekta i valutama koje koriste povezani prodajni kanali.
Važno: Promjena valute nakon početnog postavljanja
⚠️ Preporučujemo da sve postavke valute definirate prije početka korištenja sustava i zaprimanja prvih rezervacija.
Naknadna promjena valute može utjecati na sve postojeće rezervacije u sustavu, zbog čega može biti potrebno ručno ispravljati njihove cijene.
Ako naknadno morate promijeniti valutu, preporučujemo da se prije bilo kakvih izmjena obratite HotelSync tehničkoj podršci.
Postupak promjene valute u postojećem objektu
Ako je promjena valute neophodna, potrebno je obratiti pozornost na sljedeće korake.
1. Privremeno zatvorite prodaju
Prije promjene valute potrebno je privremeno zatvoriti prodaju kako bi se spriječilo zaprimanje novih rezervacija s neispravnim cijenama.
Posebno važno: Nakon promjene valute prethodno unesene cijene zadržavaju istu brojčanu vrijednost, ali se prikazuju u novoj valuti.
Primjer:
Ako je prethodno definirana cijena iznosila 50 EUR, a valutu promijenite u srpski dinar (RSD), sustav može nastaviti prikazivati i slati cijenu 50 RSD, umjesto automatski preračunate protuvrijednosti.
Zbog toga je prije same promjene valute potrebno zatvoriti prodaju.
2. Promijenite valutu
Nakon što je prodaja zatvorena, možete pristupiti izmjeni postavki valute.
3. Ažurirajte sve cijene
Nakon promjene valute obavezno je ažurirati:
Standardne cijene u postavkama tipova smještajnih jedinica (Room Type Settings)
Cijene u svim cjenovnim planovima i cjenicima (Pricing Plans)
Provjerite jesu li sve cijene ispravno unesene u novoj valuti.
4. Ponovno otvorite prodaju
Tek nakon što provjerite i potvrdite da su sve cijene ispravno ažurirane, možete ponovno otvoriti prodaju.
5. Provjerite postojeće rezervacije
Promjena valute zahtijeva i provjeru rezervacija koje su već evidentirane u sustavu.
Potrebno je ručno provjeriti i prema potrebi ispraviti cijene svih aktivnih rezervacija, uključujući:
Rezervacije za goste koji trenutačno borave u objektu
Sve buduće rezervacije
Posebnu pozornost obratite na rezervacije kod kojih je prethodno bio definiran ili fiksiran tečaj stare valute.
Takve rezervacije potrebno je dodatno provjeriti kako bi se izbjegle nepravilnosti u obračunu cijena.
Sažetak važnih preporuka
Postavite osnovnu valutu objekta prije početka rada.
Za dodatne usluge i obračun lokalnih naknada koristite lokalnu valutu.
Ako koristite različite valute, definirajte odgovarajuće tečajeve.
Prije naknadne promjene valute zatvorite prodaju.
Nakon promjene valute ažurirajte standardne cijene i sve cjenovne planove.
Provjerite i ispravite postojeće aktivne rezervacije.
Prodaju ponovno otvorite tek nakon što potvrdite da su cijene ispravne.
Preporuka: Budući da promjena valute može utjecati na postojeće rezervacije, cijene i povezane prodajne kanale, prije naknadnih izmjena obavezno se posavjetujte s HotelSync tehničkom podrškom.