Ovaj vodič provest će vas kroz postupak postavljanja smještajnog objekta u sustavu HotelSync i pomoći vam da konfigurirate sve ključne postavke za jednostavan i učinkovit početak rada.

Napomena: Iako konfiguraciju možete obaviti putem mobilnog telefona, radi jednostavnijeg i preglednijeg postupka preporučujemo da je izvršite na računalu.

Ako već imate HotelSync korisnički račun i želite dodati novi smještajni objekt, prijavite se u svoj račun i odaberite opciju „Dodaj novi objekt” (Add a new property).

Napomena: Ako vaš objekt predstavlja jedan (1) apartman, kuću ili vilu koja se iznajmljuje kao cjelina, broj smještajnih jedinica iznosi jedan (1). Nemojte unositi broj spavaćih soba jer se ti podaci definiraju kasnije, prilikom kreiranja tipova smještajnih jedinica ili u izborniku Postavke > Sobe (Settings > Rooms).

1. Naziv tipa smještajne jedinice (Unit Type Name)

Unesite naziv smještajne jedinice koji će biti vidljiv vašim gostima.

Primjeri:

2. Vrsta smještajne jedinice (Unit type)

Odaberite odgovarajuću vrstu:

3. Kratki naziv (Short name)

Unesite kratki naziv koji sadrži najviše šest znakova (slova i brojeva).

Kratki naziv služi za jednostavnije prepoznavanje smještajne jedinice u kalendaru i izvještajima sustava.

4. Broj smještajnih jedinica (Number of units)

Unesite broj smještajnih jedinica ili hotelskih soba koje imaju jednaku konfiguraciju.

Za svaku pojedinačnu jedinicu možete koristiti odgovarajuću oznaku ili broj radi lakšeg prepoznavanja u kalendaru.

Primjeri oznaka: 101, 102, 202, 310 itd.

Napomena: Ako konfigurirate objekt koji se iznajmljuje kao cjelina (apartman, kuću, vilu i sl.), unesite jedan (1) jer se cijeli objekt smatra jednom rezervacijskom jedinicom.

5. Standardna cijena (Standard price)

Unesite standardnu cijenu za odabrani tip smještajne jedinice.

Naknadno, u izborniku Postavke > Sobe ili Cjenovni planovi, možete definirati:

Detaljne upute dostupne su u vodiču Cijene, raspoloživost i restrikcije.

6. Broj gostiju (Guests number)

Unesite najveći dopušteni broj gostiju za odabrani tip smještajne jedinice.

7. Površina (Area – m²)

Unesite površinu smještajne jedinice izraženu u četvornim metrima (m²).

8. Broj kupaonica (Number of bathrooms)

Odaberite broj kupaonica koje su dostupne gostima ovog tipa smještajne jedinice.

Kupaonice mogu biti privatne ili zajedničke, kao što je često slučaj u hostelima i prenoćištima.

Važna napomena: Nemojte grupirati smještajne jedinice koje se nalaze na različitim adresama unutar istog objekta. Za smještajne jedinice na drugoj adresi potrebno je kreirati zaseban objekt.

Nakon što unesete osnovne podatke o tipu smještajne jedinice, kliknite na gumb „Fotografije” (Images) kako biste otvorili polje za unos Airbnb poveznice.

Putem te poveznice možete uvesti do 32 fotografije svojeg smještaja.

Airbnb URL treba sadržavati samo osnovnu poveznicu na oglas, bez dodatnih parametara iza upitnika („?”).

Primjer:

https://www.airbnb.com.co/rooms/1001733

Kliknite na „Uvezi s Airbnb-a” (Import from Airbnb) kako biste pokrenuli uvoz fotografija.

Postupak može potrajati nekoliko minuta.

Napomena: Nakon što se fotografije uspješno učitaju, pomaknite se na dno prozora i kliknite na „Spremi jedinicu” (Save unit) kako biste spremili unesene podatke.
​

Ako su fotografije smještajne jedinice spremljene na vašem računalu, kliknite na „Pregledaj” (Browse).

Otvorit će se prozor za odabir datoteka. Označite fotografije koje želite prikazivati gostima i prenesite ih u sustav.

Ako je vaš smještajni objekt već oglašen na Booking.com-u, fotografije i osnovne podatke možete preuzeti izravno s postojećeg oglasa.

Postupak:

Napomena: Booking.com URL treba sadržavati samo osnovnu poveznicu na objekt, zaključno s nastavkom .html, bez dodatnih parametara.

Ako su svi osnovni podaci o smještajnoj jedinici potpuni i točni, kliknite na „Spremi jedinicu” (Save Unit).

Ako želite dodati dodatne tipove smještajnih jedinica, ponovno odaberite „Dodaj tip smještajne jedinice” (Insert room type).

Ponavljajte postupak dok ne unesete sve tipove smještajnih jedinica ili hotelskih soba.

Ako trebate duplicirati, urediti ili obrisati neku od prethodno kreiranih jedinica, koristite odgovarajuće opcije dostupne uz pojedinu jedinicu.
​

Preporuka: Ako vaš objekt ima velik broj različitih tipova smještajnih jedinica, u početnom postupku možete unijeti samo dio njih, a preostale naknadno dodati putem izbornika Sve postavke > Sobe (All settings > Rooms).
​

Za pregled i uređivanje osnovnih podataka o objektu otvorite:

Sve postavke > Općenito > Objekt (All settings > General > Property)

Uredite potrebna polja i nakon završetka spremite promjene.

U nastavku su objašnjene funkcije pojedinih polja unutar podizbornika Objekt, koji se nalazi u modulu Općenito.
​

Ako je potrebno, ovdje možete promijeniti naziv objekta koji ste unijeli tijekom početnog postavljanja.

Kratki naziv objekta (Property shortname)

Unesite skraćeni naziv, kod ili identifikacijsku oznaku objekta koja može sadržavati najviše 10 znakova.

Ovo polje nije obavezno.

Porezni identifikacijski broj (TIN)

Unesite porezni identifikacijski broj objekta ili pravnog subjekta koji upravlja smještajnim objektom.

Za poslovne subjekte u Hrvatskoj to je najčešće OIB.

Registracijski broj (Registration number)

Unesite registracijski broj ako je potreban.

Grad i adresa (City and address)

Ovdje možete promijeniti grad i adresu koje ste unijeli tijekom početne registracije objekta.

Važno: Promjena grada ili adrese neće automatski promijeniti povezane geografske koordinate (geografsku širinu i dužinu).

Ako trebate promijeniti geografske koordinate objekta, to možete učiniti putem izbornika:

Postavke > Booking Engine (Settings > Booking Engine)

Država (Country)

Prikazuje državu koja je odabrana tijekom početne registracije prilikom unosa adrese objekta.

Sljedeća polja nisu obavezna, ali ih možete popuniti prema potrebama svojeg poslovanja.

Bankovni račun (Bank Account)

Unesite broj bankovnog računa.

Bankovni račun 2 (Bank Account 2)

Po potrebi unesite broj drugog bankovnog računa ili puno ime i prezime odnosno naziv vlasnika računa, točno onako kako je evidentirano u banci.

U sustavu PDV-a (In VAT system)

Označite ovu opciju ako je vaša poslovna djelatnost u sustavu poreza na dodanu vrijednost (PDV).

Ako niste sigurni jeste li obveznik PDV-a, provjerite svoj porezni status s knjigovođom ili nadležnim poreznim tijelom.

SWIFT

SWIFT je jedinstvena međunarodna oznaka koja služi za identifikaciju banaka.

SWIFT kod i odgovarajući podaci o bankovnom računu koriste se pri izvršavanju međunarodnih bankovnih prijenosa.

IBAN (International Bank Account Number)

Unesite međunarodni broj bankovnog računa (IBAN), ako je potreban.

Valuta (Currency)

Odaberite valutu koju ćete koristiti za definiranje cijena u sustavu.

Više informacija dostupno je u vodiču Postavke valute.

Naziv tvrtke (Company Name)

Unesite puni naziv tvrtke ili poslovnog subjekta.

Taj će se naziv prikazivati na računima i pojedinim izvještajima sustava.

E-mail adresa objekta (Property email)

Unesite e-mail adresu povezanu sa smještajnim objektom.

To može biti adresa:

Format datuma (Date format)

Odaberite željeni format prikaza datuma na računima i različitim izvještajima.

Vrsta objekta (Property type)

Ako je potrebno, putem padajućeg izbornika možete promijeniti vrstu objekta koju ste odabrali tijekom početne konfiguracije.

Logotip (Logo)

Dodajte logotip svojeg smještajnog objekta ili tvrtke.

Logotip će se prikazivati:

Preporučujemo korištenje vektorskog logotipa ili PNG datoteke s prozirnom pozadinom.

Takvi formati omogućuju profesionalan i vizualno usklađen prikaz logotipa na vašem sustavu za rezervacije.

Ako je ovo prvi smještajni objekt koji ste kreirali u HotelSyncu, potrebno je konfigurirati podatke glavnog korisničkog računa.

VAŽNO: Prilikom unosa telefonskog broja obavezno navedite međunarodni pozivni broj države.

Primjer za Hrvatsku: +385.

Odabir jezika i sigurnosne postavke

Odaberite željeni zadani jezik sučelja.

Također potvrdite e-mail adresu i broj telefona na koje želite primati verifikacijski kod prilikom svake prijave u sustav.

Više informacija o odabiru jezika pronađite u vodiču:

Kako odabrati željeni jezik programa i jezik korisničke podrške.

Na kraju odaberite koje obavijesti želite omogućiti:

Nakon što prilagodite sve potrebne postavke, spremite promjene.

Za dodatne informacije o ostalim postavkama smještajnog objekta pogledajte vodič:

Opće postavke sustava HotelSync.

Vaš smještajni objekt sada je konfiguriran u sustavu HotelSync.

Nakon dovršetka početnog postavljanja možete nastaviti s detaljnijom konfiguracijom cijena, raspoloživosti, restrikcija, rezervacijskog sustava i povezivanjem prodajnih kanala.