Zahvaljujući automatizaciji i preglednom upravljanju podacima, modul Property Management omogućuje bržu i učinkovitiju obradu informacija. Osmišljen je kako bi pojednostavio upravljanje apartmanima u vlasništvu drugih osoba te omogućio sveobuhvatan nadzor nad njihovim financijskim poslovanjem.
Modul pruža centralizirani pregled svih relevantnih informacija, od praćenja prihoda i rashoda do evidencije plaćanja, izračuna provizija prodajnih kanala i izrade preciznih financijskih izvještaja za vlasnike apartmana.
Aktivacija modula Property Management
Modul Property Management može se aktivirati izravno u sustavu HotelSync, putem odjeljka Integracije.
Otvorite Sve postavke (All Settings) – Integracije (Integrations) – Property Management Module.
Kliknite gumb Aktiviraj (Activate), a zatim potvrdite odabirom gumba OK.
Konfiguracija modula Property Management
Za ispravno funkcioniranje modula potrebno je konfigurirati nekoliko parametara.
Postupak konfiguracije uključuje:
Podešavanje početnih postavki modula prilikom aktivacije.
Unos provizija prodajnih kanala (ako je primjenjivo).
Konfiguraciju odgovarajućih parametara za svaku vrstu smještajne jedinice.
1. Podešavanje početnih postavki modula
Nakon aktivacije modula otvorit će se prozor za konfiguraciju.
Primijeni na sve odabrane objekte (Apply to all selected properties)
Ako upravljate većim brojem objekata, označavanjem odgovarajuće opcije možete aktivirati modul za sve objekte ili samo za odabrane.
Izračun provizije prije oporezivanja (Calculate commission before tax)
Odaberite hoće li se provizija obračunavati na iznos bez PDV-a ili na ukupni iznos s uključenim PDV-om.
Važno: Ova se postavka odnosi na proviziju definiranu za svaku vrstu smještajne jedinice, odnosno na naknadu za upravljanje objektom.
Datum početka obračuna (From which date the activation is going to start)
Odaberite datum od kojeg će se rezervacije uključivati u financijske obračune modula.
Uključivanje poreza u izračun neto prihoda (Calculate net revenue income with taxes included)
Odaberite hoće li PDV sadržan u cijeni smještaja biti uključen u izračun neto prihoda objekta.
Uključivanje rezervacija s odjavom u sljedećem mjesecu u obračun tekućeg mjeseca (Count next month checkout in current month if check-in is within X days before month end)
Ova postavka omogućuje određivanje načina raspoređivanja rezervacija između obračunskih mjeseci, ovisno o datumu dolaska i odlaska gosta.
💡 Primjer:
Ako želite da se sve rezervacije evidentiraju u mjesecu dolaska gosta (check-in), unesite 0.
Ako želite da se rezervacije s dolaskom do dva dana prije kraja mjeseca uključe u izvještaj tekućeg mjeseca, unesite 2.
Saldo (Balance)
Unesite iznos početnog salda, ako je primjenjivo.
💾 Nakon što konfigurirate sve parametre, kliknite Spremi (Save).
2. Konfiguracija provizija prodajnih kanala
Za unos provizija prodajnih kanala otvorite:
Sve postavke (All Settings) – Kanali (Channels).
Provizija (Commission)
Unesite postotak provizije ugovoren s pojedinim prodajnim kanalom.
Porez (Tax)
Unesite odgovarajuću stopu PDV-a ako se PDV obračunava na iznos provizije.
Uključivanje dodatnih usluga u obračun provizije (Calculate All Extras in Commission)
Odaberite jednu od ponuđenih opcija:
DA (YES) – Provizija se obračunava na ukupan iznos rezervacije, uključujući dodatne usluge.
NE (NO) – Provizija se obračunava bez dodatnih usluga.
3. Konfiguracija provizija za vrste smještajnih jedinica
Za svaku vrstu smještajne jedinice moguće je zasebno definirati proviziju.
Ova provizija predstavlja naknadu za upravljanje koju naplaćuje agencija ili tvrtka za upravljanje smještajnim objektima.
💡 Primjer:
Ako ste agencija koja upravlja apartmanima u privatnom vlasništvu i iznajmljuje ih u ime vlasnika, unesite postotak provizije koji naplaćujete za ostvarene rezervacije pojedine vrste smještajne jedinice.
Odaberite osnovicu za obračun provizije
Dostupne su sljedeće mogućnosti:
Prihod uključujući proviziju prodajnog posrednika (Revenue including travel agent commission) – Provizija za upravljanje obračunava se na prihod koji uključuje proviziju prodajnog posrednika.
Prihod bez provizije prodajnog posrednika (Revenue excluding travel agent commission) – Provizija za upravljanje obračunava se na prihod umanjen za proviziju prodajnog posrednika.
Ukupan prihod nakon odbitka troškova i provizije prodajnog posrednika (Total revenue after expenses and travel agent commission) – Provizija za upravljanje obračunava se na preostali prihod nakon odbitka troškova i provizije prodajnog posrednika.
Iznos provizije (Commission amount)
Unesite postotak provizije koji naplaćujete za upravljanje smještajnom jedinicom.
PDV (VAT)
Unesite primjenjivu stopu PDV-a ako se PDV obračunava na naknadu za upravljanje.
Odaberite na što se provizija primjenjuje:
Samo smještaj – Provizija se obračunava isključivo na prihod od smještaja.
Smještaj i dodatne usluge – Provizija se obračunava na prihod od smještaja i dodatnih usluga.
Povezivanje modula Troškovi s modulom Property Management
Modul Property Management omogućuje praćenje uplata i isplata povezanih s vlasnicima apartmana te evidentiranje troškova nastalih za pojedine apartmane.
Kako bi podaci bili pravilno prikazani u financijskim izvještajima, sve troškove potrebno je evidentirati putem modula Troškovi (Expenses).
Upute za aktivaciju i konfiguraciju modula Troškovi dostupne su ovdje.
Važno: Prilikom unosa troškova obavezno dodijelite svaki trošak odgovarajućoj vrsti smještajne jedinice i konkretnoj smještajnoj jedinici te odaberite ispravnu kategoriju troška.
Na taj način modul Property Management može pravilno rasporediti troškove u odgovarajuće kategorije financijskih izvještaja.
Evidencija isplata vlasnicima apartmana
Ako želite pratiti isplate vlasnicima apartmana, kreirajte novi trošak i dodijelite ga kategoriji Isplata vlasniku (Payment for owner).
Time omogućujete praćenje svih evidentiranih isplata pojedinom vlasniku putem modula Property Management.
Evidencija operativnih troškova
Svi ostali troškovi odabrani s popisa dostupnih kategorija, koji su dodijeljeni vrsti smještajne jedinice i konkretnoj jedinici uključenoj u modul Property Management, automatski će se klasificirati kao operativni troškovi (Operational Expenses).
Iznimka: Troškovi evidentirani u kategoriji Oprema i namještaj (Equipment and Furniture) ne uključuju se u izračune financijskih izvještaja modula Property Management.